จัดการสต๊อกวัตถุดิบยังไง ไม่ให้ของหายและของไม่ขาดกลางบริการ

ร้านอาหารส่วนใหญ่เจอสองปัญหานี้สลับกันไปมา คือ ของขาดกลางพีค จนต้องบอกลูกค้าว่าเมนูนี้หมด กับ ของหาย แบบที่นับแล้วเหลือไม่ตรงกับที่ควรจะเป็น

ทั้งสองอย่างมาจากรากเดียวกัน คือร้านไม่รู้ว่าตอนนี้มีของอะไรอยู่เท่าไหร่ และควรจะเหลือเท่าไหร่ พอไม่รู้ ก็ต้องเดา และการเดาก็พลาดได้สองทาง สั่งน้อยไปจนของขาด หรือสั่งเยอะไปจนของเสีย

เริ่มจากรู้ว่า "ควรมีเท่าไหร่" ไม่ใช่ "เหลือเท่าไหร่"

จุดที่ร้านส่วนใหญ่ติดคือไปนับตอนของใกล้หมดแล้ว ซึ่งสายเกินไป สิ่งที่ควรทำก่อนคือกำหนดว่าวัตถุดิบแต่ละตัว ควรมีติดร้านไว้เท่าไหร่เป็นอย่างต่ำ

วิธีตั้งแบบง่ายที่สุด

• ดูว่าปกติใช้วันละเท่าไหร่ (จากยอดขายจริง ไม่ใช่ความรู้สึก)
• คูณด้วยจำนวนวันกว่าของรอบใหม่จะมาถึง
• บวกเผื่อไว้อีกนิดสำหรับวันที่ขายดีผิดปกติ

ผลลัพธ์คือ จุดที่ต้องสั่งของ พอของลดมาถึงจุดนี้ ให้สั่งทันที ไม่ต้องรอให้หมด แค่มีตัวเลขนี้ติดไว้ที่ชั้นวางของ ก็ลดเหตุการณ์ "เมนูหมดกลางวันเสาร์" ไปได้มาก

ของที่เสียเร็วกับของที่เก็บได้นานต้องตั้งไม่เหมือนกัน ของแห้งเผื่อเยอะได้ ส่วนของสดควรสั่งถี่แต่ครั้งละน้อย ไม่งั้นจะกลายเป็นของเสียในครัวแทน

นับสต๊อกให้เป็นนิสัย ไม่ใช่ปีละครั้ง

การนับสต๊อกไม่ต้องนับทุกอย่างทุกวัน สิ่งที่ควรทำคือแบ่งกลุ่ม

• ของแพงหรือของที่หายบ่อย เช่น เนื้อสัตว์ อาหารทะเล เหล้าเบียร์ — นับถี่ อาจทุกวันหรือทุกสัปดาห์
• ของทั่วไปที่ใช้เยอะ — นับทุกสัปดาห์
• ของแห้งที่เก็บได้นาน — นับเดือนละครั้งพอ

หัวใจไม่ได้อยู่ที่นับบ่อยแค่ไหน แต่อยู่ที่ นับแล้วเอาไปเทียบกับอะไร

ตัวเลขที่บอกว่าของหายไปไหน

นี่คือจุดที่แยกร้านที่คุมต้นทุนได้ออกจากร้านที่คุมไม่ได้

ถ้ารู้ว่าแต่ละเมนูใช้วัตถุดิบอะไรเท่าไหร่ (คือมีสูตรบันทึกไว้) เมื่อเอาไปคูณกับจำนวนที่ขายได้ในช่วงนั้น จะได้ตัวเลขว่า ของควรถูกใช้ไปเท่าไหร่ แล้วเอาไปเทียบกับของที่ใช้ไปจริง

ส่วน "ของที่ใช้ไปจริง" ถ้ายังจดมือ ต้องคิดจากการนับสองครั้งคร่อมช่วงเวลาเดียวกับยอดขายที่เอามาคูณ

ของที่ใช้ไปจริง = ยอดยกมา (นับต้นงวด) + ของที่รับเข้าระหว่างงวด − ยอดคงเหลือ (นับปลายงวด)

ส่วนต่าง = ของที่ใช้ไปจริง − ของที่ควรถูกใช้ตามยอดขาย

ข้อที่พลาดกันบ่อยคือลืมบวก "ของที่รับเข้าระหว่างงวด" ซึ่งเป็นก้อนใหญ่ ถ้าลืม ตัวเลขของที่ใช้จริงจะต่ำกว่าความจริงมาก จนส่วนต่างออกมาน้อยผิดปกติหรือติดลบ แล้วร้านจะสรุปผิดว่าไม่มีอะไรรั่ว

ลองดูตัวอย่างจริง

• ต้นสัปดาห์นับอกไก่ได้ 20 กก. ระหว่างสัปดาห์รับเข้าอีก 30 กก. ปลายสัปดาห์นับได้ 8 กก.
• ของที่ใช้ไปจริง = 20 + 30 − 8 = 42 กก.
• สัปดาห์นั้นขายกะเพราไก่ 400 จาน สูตรใช้จานละ 100 กรัม → ควรใช้ = 40 กก.
• ส่วนต่าง = 42 − 40 = 2 กก. หรือราว 5% ของที่ควรใช้ — นี่คือตัวเลขที่ต้องหาคำตอบ

ส่วนต่างนี้ไม่ได้แปลว่ามีคนขโมยเสมอไป สาเหตุที่เจอบ่อยกว่าคือ

• สูตรไม่ได้คิดของที่ตัดแต่งทิ้ง ถ้าสูตรเขียนว่าใช้เนื้อ 100 กรัม แต่ซื้อมาทั้งชิ้นแล้วเลาะเอง ส่วนที่เลาะทิ้งจะโผล่มาเป็นส่วนต่างทันที ทั้งที่ไม่มีใครทำอะไรผิด
• ตักเกินสูตร พนักงานคนละคนตักไม่เท่ากัน จานละนิดเดียวแต่คูณร้อยจานต่อวัน
• ของเสียที่ไม่ได้บันทึก ทำพลาด ทำใหม่ ของตกพื้น แต่ไม่มีใครจด
• รับของไม่ครบแต่เซ็นรับ สั่ง 10 กิโล มาจริง 9 กิโล ไม่มีใครชั่ง
• บันทึกผิด หน่วยไม่ตรงกัน กิโลกับขีดปนกัน
• ของหายจริง

พอเห็นส่วนต่างเป็นตัวเลข จะแก้ได้ตรงจุด แทนที่จะรู้สึกลอย ๆ ว่า "ของหมดเร็วผิดปกติ"

ถ้าใช้ระบบที่ตัดสต๊อกตามสูตรให้ทุกครั้งที่ขาย ขั้นตอนยกมาและรับเข้าจะถูกคิดให้อัตโนมัติ เหลือแค่นับของที่เหลือจริงแล้วดูส่วนต่าง

เรื่องพื้นฐานที่ทำแล้วเห็นผลทันที

• มีที่อยู่ประจำของทุกอย่าง ของที่ไม่มีที่อยู่ประจำคือของที่หาไม่เจอ แล้วสั่งซ้ำ
• ติดป้ายวันที่รับของ และใช้ของเก่าก่อนเสมอ
• ชั่งตอนรับของทุกครั้ง เทียบกับใบส่งของก่อนเซ็นรับ นี่คือจุดที่เงินรั่วง่ายที่สุดและตรวจง่ายที่สุด
• จดของเสียตอนที่มันเกิด ไม่ใช่ตอนสิ้นเดือน เพราะไม่มีใครจำได้
• ให้คนเดียวรับผิดชอบการสั่งของ ถ้าใครก็สั่งได้ จะได้ของซ้ำและไม่มีใครรู้ว่าสั่งไปแล้วเท่าไหร่

ทำด้วยมือได้ไหม ได้ แต่มีเพดาน

ร้านเล็กที่มีวัตถุดิบไม่กี่สิบตัว ใช้สมุดหรือ Excel ก็เอาอยู่ ปัญหาจะเริ่มเมื่อ

• เมนูเยอะขึ้นจนคำนวณย้อนกลับด้วยมือไม่ไหว
• ราคาวัตถุดิบขึ้นลงบ่อยจนตัวเลขต้นทุนล้าสมัยตลอด
• มีมากกว่าหนึ่งสาขา แล้วของโอนไปมา
• คนสั่งของกับคนนับสต๊อกเป็นคนละคน

จุดที่คุ้มจะเปลี่ยนไปใช้ระบบ คือตอนที่เวลาที่เสียไปกับการนั่งคำนวณ แพงกว่าค่าระบบไปแล้ว

สรุป

การจัดสต๊อกที่ใช้ได้จริงไม่ได้เริ่มจากการนับให้ครบทุกชิ้น แต่เริ่มจากการรู้ว่าแต่ละตัวควรมีเท่าไหร่และควรสั่งตอนไหน นับของแพงให้ถี่กว่าของถูก และที่สำคัญที่สุดคือเทียบของที่ใช้ไปจริง (ยอดยกมา บวกของที่รับเข้า ลบยอดคงเหลือ) กับของที่ควรถูกใช้ตามยอดขาย เพราะส่วนต่างตรงนั้นคือเงินที่รั่วออกจากร้าน

Ginzii มีระบบจัดการสต๊อกวัตถุดิบที่ผูกกับสูตรอาหารของแต่ละเมนู ทำให้เทียบได้ว่าของที่ควรใช้กับของที่ใช้ไปจริงต่างกันเท่าไหร่ ฟีเจอร์นี้อยู่ในแพ็กเกจ Starter ขึ้นไป ส่วนการคิดต้นทุนต่อจานจากสูตรและการบันทึกของเสีย ใช้ได้ตั้งแต่แพ็กเกจฟรี ดูรายละเอียดแพ็กเกจได้ที่นี่