โปรแกรมร้านอาหารฟรี มีจริงไหม ใช้ได้แค่ไหน ก่อนตัดสินใจสมัคร

คำตอบสั้น ๆ คือ มีจริง และใช้เปิดร้านได้จริง — แต่คำว่า "ฟรี" ในตลาดโปรแกรมร้านอาหารหมายถึงคนละอย่างกันอย่างน้อยห้าแบบ และความต่างนั้นคือสิ่งที่ทำให้บางร้านใช้ฟรีได้ยาว ๆ ส่วนบางร้านเจอบิลเรียกเก็บภายในเดือนที่สอง

บทความนี้ไม่ได้จะบอกว่าให้ใช้ตัวไหน แต่จะบอกว่า ต้องดูอะไรก่อนกดสมัคร เพราะสิ่งที่ทำให้เปลี่ยนระบบยากทีหลังไม่ใช่ค่าสมัคร แต่คือข้อมูลที่ดึงออกไม่ได้ถ้าไม่จ่ายเพิ่ม และการถูกผูกไว้กับช่องทางรับเงินของเจ้านั้น

"ฟรี" ในตลาดนี้มีห้าแบบ

แยกให้ออกก่อน เพราะห้าแบบนี้ให้ผลต่างกันคนละเรื่อง

แบบที่ 1 — ฟรีทดลอง (free trial)

ใช้ได้ครบทุกฟีเจอร์ แต่มีวันหมดอายุ พอครบกำหนดต้องจ่ายถึงจะใช้ต่อได้ ข้อดีคือได้เห็นของจริงทั้งระบบ ข้อเสียคือ คุณจะรู้ว่าจ่ายไหวไหมก็ตอนที่ข้อมูลร้านอยู่ในระบบเขาไปแล้ว ซึ่งเป็นจังหวะที่ย้ายยากที่สุด

ระวังชื่อแพ็กเกจ บางเจ้าตั้งชื่อแพ็กเกจบนหน้าราคาว่า "Free" แต่พออ่านตารางเงื่อนไขจริงคือทดลองใช้ 15 วัน ให้ดูที่ตัวเลขวัน ไม่ใช่ชื่อแพ็กเกจ

แบบที่ 2 — ฟรีถาวรแต่จำกัดขนาด (freemium)

ใช้ได้ตลอดไปโดยไม่มีวันหมดอายุ แต่ถูกจำกัดด้วยเพดานบางอย่าง เช่น จำนวนบิลต่อเดือน จำนวนเมนู จำนวนพนักงาน จำนวนสาขา หรือจำนวนวันที่ย้อนดูข้อมูลได้

แบบนี้เหมาะกับร้านที่เพิ่งเริ่มจริง ๆ เพราะไม่มีนาฬิกาจับเวลา คุณโตค่อยจ่าย แต่ต้องรู้ให้ชัดว่าเพดานอยู่ตรงไหน และเพดานที่เจ็บที่สุดมักไม่ใช่จำนวนบิล — มีเจ้าใหญ่ที่ให้ใช้ POS ฟรีถาวร แต่ดูรายงานย้อนหลังได้แค่ราวหนึ่งเดือน และการเพิ่มสิทธิ์พนักงานคิดเงินเพิ่มรายคนต่อเดือน

แบบที่ 3 — ฟรีตัวโปรแกรม แต่ไปคิดเงินทางอื่น

ตัวซอฟต์แวร์ไม่คิดเงิน แต่รายได้ไปอยู่ที่อย่างอื่น รูปแบบที่เจอบ่อยคือค่าธรรมเนียมต่อรายการเมื่อรับชำระผ่านช่องทางที่เขากำหนด (พบมากในเจ้าต่างประเทศ ระดับราว 2.5–3.7% ของยอด บวกค่าคงที่ต่อรายการ) หรือค่าฮาร์ดแวร์ที่ผูกกับระบบ

จุดสังเกตที่ชัดที่สุดคือ เจ้าที่มีทั้งสองโมเดลมักตั้งเรตของแพ็กเกจ "ไม่มีค่ารายเดือน" ให้สูงกว่าแพ็กเกจที่จ่ายรายเดือน ส่วนต่างตรงนั้นคือค่าซอฟต์แวร์ที่ถูกย้ายไปซ่อนในค่าธรรมเนียม

ลองคูณดูจริง ๆ เอา (ยอดขายต่อเดือนที่คาดว่าจะผ่านช่องทางนั้น × เปอร์เซ็นต์ค่าธรรมเนียม) เทียบกับค่าบริการรายเดือนของระบบที่คิดเป็นรายเดือนตรง ๆ เพราะค่ารายเดือนคงที่ ส่วนเปอร์เซ็นต์โตตามยอดขายเสมอ ร้านที่ขายดีจึงมักพบว่าจ่ายค่าธรรมเนียมแพงกว่า

แบบที่ 4 — โอเพนซอร์ส ติดตั้งเองบนเครื่องตัวเอง

มีโปรแกรม POS ที่เปิดให้ดาวน์โหลดใช้ฟรีจริงทั้งก้อน ไม่มีเพดานบิล ไม่มีค่ารายเดือน และบางตัวทำงานได้โดยไม่ต้องต่ออินเทอร์เน็ตเลย ฟรีแบบนี้ฟรีที่สุดในบรรดาทั้งหมด

แต่ต้นทุนย้ายไปอยู่ที่อื่น: คุณต้องดูแลเครื่อง สำรองข้อมูล และแก้ปัญหาเอง ไม่มีคอลเซ็นเตอร์ให้โทรตอนระบบล่มคืนวันศุกร์ ถ้าในร้านไม่มีใครถนัดคอมพิวเตอร์ ค่าจ้างคนมาดูแลอาจแพงกว่าค่ารายเดือนของระบบสำเร็จรูป

แบบที่ 5 — ฟรีเพราะพ่วงกับช่องทางรับเงินหรือแพลตฟอร์ม

แอปร้านค้าของธนาคารและแอปร้านค้าของแพลตฟอร์มเดลิเวอรีมักไม่คิดค่าซอฟต์แวร์เลย เพราะรายได้เขาอยู่ที่ธุรกรรมหรือส่วนแบ่งจากยอดขาย (ค่า GP ของแพลตฟอร์มเดลิเวอรีในไทยอยู่ราว 30–35% ไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม)

ถ้าคุณขายผ่านช่องทางนั้นอยู่แล้ว นี่คือของฟรีที่ใช้ได้จริงและควรใช้ แต่ต้องไม่สับสนระหว่าง "แอปรับเงิน" กับ "ระบบจัดการร้าน" — ส่วนใหญ่กลุ่มนี้ไม่ได้ออกแบบมาเพื่อจัดการเมนู ครัว หรือต้นทุน

เช็กลิสต์ 7 ข้อก่อนกดสมัครแพ็กเกจฟรี

อย่าคาดหวังว่าหน้าราคาจะตอบให้ครบ — ของจริงหลายข้ออยู่ในหน้าคู่มือ หรือต้องถามฝ่ายขายถึงจะได้คำตอบ ให้ถามเป็นข้อความแล้วเก็บคำตอบไว้เป็นหลักฐาน

1. เพดานบิลต่อเดือนคือเท่าไหร่ ข้อนี้สำคัญที่สุดและคนมองข้ามบ่อยที่สุด เอาจำนวนบิลที่ร้านคุณออกต่อวันคูณ 30 แล้วเทียบกับเพดาน เช่น ถ้าออกบิลวันละ 40 ใบ เพดาน 500 บิลต่อเดือนจะเต็มราววันที่ 13 ของเดือน

2. ข้อมูลย้อนหลังดูได้กี่วัน และเก็บไว้กี่วัน สองอย่างนี้ไม่เหมือนกัน "ดูย้อนหลังในแอปได้ 7 วัน" แปลว่าข้อมูลยังอยู่ครบแต่ถูกจำกัดการเข้าถึง (จ่ายเพิ่มแล้วเห็นย้อนหลังทั้งหมด) ส่วน "ข้อมูลถูกลบใน 7 วัน" แปลว่าหายจริง ถามให้ชัดว่าเป็นแบบไหน

ข้อนี้ผูกกับกฎหมายด้วย: ถ้าร้านจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว ต้องเก็บรายงานภาษีและใบกำกับภาษีไม่น้อยกว่า 5 ปี (ประมวลรัษฎากร มาตรา 87/3) และถ้าจดเป็นนิติบุคคลก็ต้องเก็บบัญชีและเอกสารประกอบไม่น้อยกว่า 5 ปีเช่นกัน ส่วนร้านบุคคลธรรมดาที่ยังไม่จด VAT ยังไม่มีข้อบังคับตรง ๆ แต่ถ้าถูกประเมินภาษีย้อนหลัง ข้อมูลยอดขายคือสิ่งเดียวที่ใช้ยืนยันได้ (อ่านเรื่องภาษีร้านอาหารเพิ่ม)

3. ดึงข้อมูลออกมาเก็บเองได้ไหม และฟรีไหม ระบบที่ให้ export ไฟล์ออกมาได้ตลอด แปลว่าคุณเป็นเจ้าของข้อมูลตัวเองจริง มีเจ้าใหญ่ในตลาดที่ให้ใช้ POS ฟรีถาวร แต่การ export รายงานยอดขายต้องสมัครแพ็กเกจเสริมเพิ่มก่อน ข้อนี้คือประกันความเสี่ยงที่ถูกที่สุดของคุณ ถามก่อนสมัคร ไม่ใช่ตอนจะย้าย

4. จำกัดจำนวนเมนูและพนักงานเท่าไหร่ และนับยังไง ให้นับเมนูจริงในร้านคุณก่อนแล้วค่อยเทียบกับโควตา และถามด้วยว่าโควตานั้นนับเฉพาะเมนูที่ขาย หรือนับวัตถุดิบรวมเข้าไปด้วย เพราะถ้านับรวม เพดานจะเต็มเร็วกว่าที่คิดมาก

5. ต้องซื้อหรือเช่าฮาร์ดแวร์เฉพาะไหม มีเจ้าที่โฆษณาว่า "โปรแกรมฟรีตลอดชีพ" จริง แต่เงื่อนไขคือต้องซื้อเครื่อง POS ของเขา ซึ่งราคาที่เห็นในตลาดไทยมีตั้งแต่ราวแปดพันถึงสองหมื่นบาทต่อชุด ระบบที่ทำงานบนแท็บเล็ตหรือมือถือที่คุณมีอยู่แล้วจะมีต้นทุนเริ่มต้นต่ำกว่ามาก (แต่ยังต้องนับค่าเครื่องพิมพ์ใบเสร็จ กระดาษ และค่าเน็ตอยู่ดี — ไม่มีทางเลือกไหนเป็นศูนย์จริง)

6. มีค่าธรรมเนียมต่อรายการหรือไม่ ถ้ามี ให้กลับไปคูณตามสูตรในแบบที่ 3

7. ราคาแพ็กเกจถัดไปเท่าไหร่ และขึ้นราคาแบบไหน คุณกำลังเลือกระบบที่จะอยู่กับร้านไปอีกหลายปี ไม่ใช่เลือกของฟรีวันนี้ บางเจ้าขึ้นเป็นขั้นละหลักร้อย บางเจ้าไม่มีขั้นกลางแต่ขายเป็นฟีเจอร์เสริมรายตัว ซึ่งอาจถูกกว่าถ้าคุณต้องการเพิ่มแค่อย่างเดียว ให้คำนวณจากฟีเจอร์ที่จะใช้จริงในอีกหกเดือนข้างหน้า ไม่ใช่จากรูปแบบการตั้งราคา

แล้วแพ็กเกจฟรีพอสำหรับร้านแบบไหน

พูดตรง ๆ ตามความจริง ไม่ใช่ตามที่อยากขาย

พอแน่ ๆ — ร้านที่ยังไม่เปิดหรือเพิ่งเปิด ยอดบิลต่อเดือนยังไม่ถึงเพดาน เมนูไม่เยอะ ทำกันเองในครอบครัว และเป้าหมายหลักคือ "เลิกจดในสมุด" กับ "รู้ว่าวันนี้ขายได้เท่าไหร่จริง ๆ"

พอแบบมีเงื่อนไข — ร้านที่ขายดีขึ้นมาแล้วแต่ยังจดจ่อกับการคุมต้นทุน ถ้าแพ็กเกจฟรีนั้นมีเครื่องมือคิดต้นทุนต่อจานและบันทึกของเสียให้ ก็ได้ประโยชน์ที่แพงที่สุดไปแล้ว เพราะสองอย่างนี้คือสิ่งที่เปลี่ยนกำไรจริง ๆ (อ่านวิธีคิดต้นทุนต่อจาน หรือ ลองเครื่องคำนวณต้นทุนต่อจานฟรี ได้เลย ไม่ต้องสมัคร)

ไม่พอแล้ว — ถ้าเจอข้อใดข้อหนึ่งต่อไปนี้ อย่าฝืนใช้ฟรีต่อ

• ชนเพดานบิลกลางเดือนจนต้องกลับไปเขียนใส่กระดาษ
• ต้องรู้ว่าวัตถุดิบเหลือเท่าไหร่ทุกวัน (ต้องมีระบบสต๊อกจริง)
• มีพนักงานหลายคนและอยากรู้ว่าใครเปิดบิลไหน
• ต้องเอายอดขายย้อนหลังไปทำบัญชีหรือยื่นภาษี แต่ระบบเก็บให้แค่ไม่กี่วัน
• มีมากกว่าหนึ่งสาขา

จุดตัดที่ควรจำคือ ถ้าเริ่มเสียเวลาแก้ปัญหาที่เกิดจากข้อจำกัดของระบบฟรี มากกว่าเวลาที่ระบบช่วยประหยัด — นั่นคือวันที่ควรจ่าย ลองหารค่าระบบเป็นรายวันดู ค่าระบบหลักร้อยต่อเดือนตกวันละราวสิบบาท แล้วเทียบกับเวลาที่เสียไปจริง ๆ ต่อวัน

ข้อควรระวังที่คนเจอบ่อยที่สุด

อย่าเลือกจากจำนวนฟีเจอร์ ฟีเจอร์ที่ไม่ได้ใช้คือความซับซ้อนที่ต้องสอนพนักงานฟรี ๆ ร้านเล็กควรเลือกจาก "อันไหนกดขายได้เร็วสุดตอนคนเข้าพร้อมกันสิบโต๊ะ"

ลองตอนร้านยุ่งจริง ไม่ใช่ตอนว่าง ระบบที่ดูดีตอนกดเล่นเฉย ๆ กับตอนช่วงพีคเป็นคนละเรื่องกัน ทดสอบอย่างน้อยหนึ่งช่วงพีคก่อนตัดสินใจย้ายทั้งร้าน

ถามเรื่องเน็ตหลุดให้ลึกกว่าคำว่า "ออฟไลน์ได้ไหม" เพราะแทบไม่มีเจ้าไหนตอบว่าไม่ได้ แต่แต่ละเจ้าตัดฟีเจอร์ตอนออฟไลน์ไม่เหมือนกัน — บางระบบขายต่อได้แต่คืนเงินไม่ได้ เพิ่มลูกค้าใหม่ไม่ได้ และสต๊อกไม่อัปเดตจนกว่าเน็ตจะกลับมา คำถามที่ใช้ได้จริงคือ "ตอนเน็ตหลุด อะไรใช้ไม่ได้บ้าง และข้อมูลจะ sync กลับยังไง"

ตั้งค่าให้จบก่อนเปิดร้าน ไม่ว่าจะใช้ระบบฟรีหรือเสียเงิน การมากรอกเมนูตอนลูกค้ายืนรอคือความผิดพลาดที่แพงที่สุด — มีเช็กลิสต์วางระบบ POS ก่อนเปิดร้านไว้ให้แล้ว

แล้ว Ginzii ล่ะ

เพื่อความเป็นธรรม เราเขียนข้อจำกัดของตัวเองไว้ตรงนี้ด้วย — Ginzii มีแพ็กเกจฟรีแบบที่ 2 คือ ฟรีถาวร ไม่มีวันหมดอายุ ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต ไม่มีค่าธรรมเนียมต่อรายการ และใช้บนแท็บเล็ตหรือมือถือที่มีอยู่แล้วได้

ในแพ็กเกจฟรีได้ POS สั่งผ่าน QR ที่โต๊ะ จอแสดงออเดอร์ในครัว ใช้หลายเครื่องพร้อมกันได้ และได้ เครื่องมือคิดต้นทุนต่อจานกับบันทึกของเสียตั้งแต่แพ็กเกจฟรี ซึ่งเป็นสองอย่างที่ปกติต้องจ่ายถึงจะได้

ข้อจำกัดที่ต้องรู้ก่อน: 1 สาขา · 30 รายการ (นับรวมเมนูกับวัตถุดิบ) · 50 บิลต่อเดือน · พนักงาน 3 คน · ดูบิลย้อนหลังในแอปได้ 7 วัน และบิลถูกลบเมื่อครบ 30 วัน (ดึงออกเป็นไฟล์ Excel เก็บเองได้ฟรีตลอด) · ยังไม่มีระบบสต๊อกและรายงานยอดขาย

พูดตรง ๆ คือ 50 บิลต่อเดือนเหมาะกับการลองระบบและร้านที่ยังไม่เปิดขายเต็มตัว ร้านที่ขายทุกวันจะชนเพดานเร็ว ขั้นถัดไปของเราคือแพ็กเกจ Mini ฿99 ต่อเดือน (500 บิล/เดือน · 50 รายการ · มีระบบสต๊อกและรายงาน · ดูย้อนหลังในแอป 30 วัน และเก็บข้อมูลจริง 5 ปีตามที่กฎหมายภาษีกำหนด · export ได้เต็มทุกแพ็กเกจ)

ดูรายละเอียดทุกแพ็กเกจและเริ่มใช้ฟรี — หรือถ้ายังไม่อยากสมัคร ลองเครื่องคำนวณต้นทุนต่อจานที่เปิดใช้ได้เลยก่อนก็ได้